FORMATION A LA PERFORMANCE ACHAT
ACHETER : UN VRAI MÉTIER
Acheteurs, Responsables d’organismes publics, quels enseignements tirer de la crise sanitaire actuelle ?
La crise du covid-19 est un tragique mais très bon exemple des risques auxquels peut s’exposer un pays, un organisme, un opérateur économique, lorsqu’il n’a pas su anticiper, n’a pas de visibilité sur ses besoins, ne dispose pas de stratégie d’achat, ne maîtrise pas sa chaîne d’approvisionnement du fournisseur jusqu’à l’utilisateur final, n’a pas conçu une organisation capable de réagir et de faire face aux imprévus : lorsqu’il n’a pas su acheter, au sens professionnel du terme.
Cette situation a mis en exergue que le savoir acheter va bien au-delà de la mise en œuvre de procédures administratives et juridiques. Pour tout organisme, l’achat est un levier stratégique qui contribue directement à la performance de sa mission. Par conséquent, l’achat doit être considéré comme un acte professionnel réalisé par un professionnel capable de manager un projet d’achat dans son intégralité. Ignorer la dimension stratégique de l’acte d’achat conduit inexorablement un Etat, un organisme, à subir des dysfonctionnements dont la gravité peut affecter sa gouvernance et l’exercice de ses missions.
Comme l’a mis en évidence également la crise sanitaire, le savoir acheter n’est pas le seul fait des acheteurs. La capacité des différentes parties prenantes de la fonction achat – prescripteurs, experts produits, approvisionneurs – à se mettre autour d’une table pour échanger de façon collégiale sur le besoin d’achat, analyser l’écosystème des fournisseurs, partager les informations et les bonnes pratiques et gérer de façon concertée et sécurisée la chaîne d’approvisionnement est un facteur déterminant de la performance achat et de la maîtrise des risques pour l’organisme bénéficiaire.
Et vous, où en êtes-vous de la maturité de votre fonction achat ? Etes-vous assuré d’avoir une maîtrise suffisante de votre chaîne d’acquisition ?
Notre communauté d’experts de la performance achat accompagne les acheteurs et les responsables d’organismes publics dans l’évaluation de la maturité et l’amélioration de la performance de leur fonction achat. Notre démarche de conseil et les formations qui y sont associées, vous proposent d’acquérir des méthodes de conduite et de management d’un projet d’achat qui permettent d’agir sur les quatre axes majeurs de la performance achat.
Professionnaliser la fonction achat nécessite d’acculturer aux métiers de l’achat l’ensemble des acteurs de la chaîne d’acquisition en les impliquant dans une démarche de collaboration active, de casser les codes et les silos pour aller vers un véritable partage de connaissances et d’expertise. L’ensemble de nos formations a pour ambition d’accompagner ce changement profond en s’appuyant sur des méthodes ludo-pédagogiques innovantes et sur l’échange de bonnes pratiques autour de cas concrets.
AXE 1: Leviers et outils liés à la politique et à la stratégie de l'achat public
La Performance Achat se définit en rapport étroit avec les orientations stratégiques de l’organisme public et ses objectifs dans la réalisation de ses missions. Elle s’appuie sur une Politique Achat associée à un Programme d’Achat structuré qui définissent ses orientations et son cadre d’action. Afin d’utiliser tout le potentiel qu’offre l’achat comme levier stratégique dans la réalisation des missions dévolues à l’organisme public, la mise en œuvre de la Politique Achat doit s’appuyer sur une Ingénierie de l’Achat réfléchie et construite autour de Stratégies d’Achat définissant les Leviers et les Outils pertinents à mettre en œuvre.
Comment élaborer une Politique d’Achat adaptée à l’organisme public ? Comment construire un Programme d’Achat pertinent, offrant une vision claire sur les enjeux des besoins ? Comment construire l’ingénierie de l’Achat qui servira les objectifs de l’organisme public ? Quelles Stratégies d’Achat choisir pour satisfaire les besoins dans des conditions optimales de performance ? Quels Leviers et Outils actionner ? Quand et comment les mettre en œuvre ?
Les formations proposées autour de l’AXE 1 vous permettent d’appréhender l’ensemble de l’ingénierie de l’Achat et de l’appliquer à vos besoins spécifiques et à votre environnement.
Définir et mettre en œuvre la politique d’achat de l’organisme public fondée sur un plan de progrès et de performance.
- Analyser les données liées à l’activité des achats de l’organisme public et au contexte environnemental et organisationnel de son processus achat et d’identifier les actions de progrès à mettre en œuvre sur 4 axes de performance.
- Proposer et de mettre en œuvre les éléments de la politique d’achat définis à partir des objectifs de politique publique de l’organisme et des actions de progrès identifiées pour améliorer la performance de sa fonction achat
3 jours
Savoir analyser les besoins et le marché fournisseur de référence et proposer une synthèse.
- Analyser et mettre en adéquation les données liées aux besoins de l’organisme et les données liées au marché fournisseur de référence en vue d’identifier les leviers d’achat à mettre en œuvre dans le cadre de la stratégie d’achat et d’optimiser la performance économique des achats de l’organisme
2 jours
Réaliser de façon méthodique une action de sourcing des fournisseurs et de benchmarking.
- Conduire les opérations liées à la recherche de nouveaux fournisseurs et des bonnes pratiques d’achat en mettant en œuvre une méthodologie appropriée respectant les principes fondamentaux de la Commande Publique dans un contexte de partage d’informations et d’expérience
2 jours
Construire et mettre en œuvre le plan stratégique des achats de l’organisme
- Définir, formaliser et mettre en œuvre les stratégies d’achats à partir des données internes liées aux besoins et des données externes liées au marché fournisseur, en intégrant les éléments de politique d’achat et en sélectionnant les leviers de performance appropriés
2 jours
Concevoir et mettre en œuvre la mutualisation et le regroupement des achats dans une logique de performance économique
- Organiser et conduire une démarche visant à mutualiser les besoins d’achats entre plusieurs entités ou organismes publics dans une logique de conduite de projet et de maîtrise de la performance globale en conduisant des actions de rationalisation et de standardisation des besoins
2 jours
Procéder à l’analyse fonctionnelle d’un besoin et à l’élaboration de son cahier des charges
- Analyser et caractériser les besoins sur la base des fonctions à satisfaire dans une logique de qualité utile et d’optimisation du coût global
- Formaliser l’expression des dits besoins dans le CCTP, en faisant référence au CCAG applicable et aux documents types et/ou guides disponibles
2 jours
Intégrer le développement durable dans les marchés publics selon trois axes de progrès: l’environnemental, l’économique et le social
- Organiser et conduire une étude du cycle de vie du produit ou de la prestation en identifiant les potentiels de progrès liés au développement durable.
- Définir les modalités d’intégration des objectifs de performance environnementale, économique et sociale dans la procédure d’achat et les cahiers des charges liés au besoin
2 jours
Analyser et optimiser les prix, les coûts et les délais dans les marchés publics en prenant en compte le cycle de vie des produit
- Maîtriser les composantes constitutives des prix, des coûts et des délais sur l’ensemble du cycle de vie du produit ou de la prestation en vue de contribuer à l’optimisation économique et environnementale des offres et du coût global des achats
2 jours
Assurer la maîtrise des risques liés à la nature et la typologie des besoins et du marché fournisseur
- Établir une cartographie des risques liées à la nature des et la typologie des besoins et des marchés fournisseurs associés, évaluer leur criticité et proposer un plan d’action de maîtrise des risques
2 jours
Mettre en œuvre les techniques de négociation pour optimiser les offres dans l’achat public
- Préparer et conduire de façon méthodique une négociation d’achat public en utilisant de façon constructive, efficace et éthique les outils et les moyens disponibles permettant d’améliorer et d’optimiser les offres
2 jours
Préparer et conduire une négociation d’achat public complexe en maîtrisant les aspects comportementaux
- Préparer et conduire les négociations de projets d’achats complexes, en maîtrisant les méthodes d’analyse comportementale pour optimiser ses performances personnelles en vue de mieux convaincre et de faire face aux situations difficiles
2 jours
Assurer la gestion technique et le pilotage de l’exécution des marchés publics
- Optimiser l’exécution opérationnelle des marchés dans le respect des clauses contractuelles liées aux pièces constitutives des marchés dans une logique de prévention des risques et des litiges et de maîtrise de la relation fournisseur
- Contribuer à la mesure de la performance des fournisseurs et des achats réalisés au regard des objectifs initiaux et de formaliser le retour d’expérience (RETEX)
2 jours
Maîtriser la relation avec les fournisseurs et en mesurer la performance
- Maîtriser les méthodes de recherche et de sélection des fournisseurs et d’évaluation de leur performance, en vue d’optimiser la satisfaction des besoins eu égard aux critères de performance prédéfinis et de favoriser l’accès aux PME à la Commande Publique
2 jours
Construire le tableau de bord des achats et piloter la performance de la commande publique
- Élaborer et mettre en œuvre le tableau de bord de pilotage de la performance comportant des indicateurs pertinents permettant d’évaluer la performance globale de la fonction achat de l’organisme et de définir des axes d’amélioration
2 jours
Utiliser la DATA comme levier de performance des achats publics
- Se familiariser avec l’environnement de la data, la data analyse et le potentiel d’exploitation que représentent les données en vue d’accompagner l’organisme public dans les changements liés à l’exploitation des données en procédant à leur identification, leur utilisation et leur valorisation dans une logique de création de valeur
2 jours
AXE 2: Organisation et pilotage de la fonction achat de l'organisme public
Mettre en œuvre les leviers de Performance Achat nécessite une Organisation de la Fonction Achat adéquate permettant d’actionner ces leviers et d’atteindre les résultats escomptés. Les choix organisationnels et les moyens de la fonction Achat permettent-ils de répondre aux objectifs de Performance de l’Achat recherchés ?
De même, l’une des conditions nécessaires à la réalisation de la Performance Achat est l’engagement des l’ensemble des acteurs de la Fonction Achat dans la mise en œuvre de la Politique Achat. Les acteurs de la Fonction Achat sont-ils clairement identifiés ? Leurs rôles et leur contribution sont-ils clairement établis ? De quelles compétences doivent-ils disposer pour apporter la valeur ajoutée que l’on attend d’eux au regard de la performance fixée ?
La Performance Achat est réalisée dans chacune des étapes du Processus Achat de l’organisme. Le Processus Achat est-il défini et formalisé dans un référentiel accessible à tous ? Le Processus Achat est-il connu et partagé par tous ? Est-il maîtrisé et sécurisé ? Quel mode de Management faut-il adopter pour coordonner l’ensemble de la Fonction Achat et optimiser son processus ?
Enfin, la de Performance Achat ne se conçoit que si elle est mesurable et donc pilotée et contrôlée. Quels outils de contrôle et de pilotage mettre en place pour assurer l’efficacité, l’efficience et la sécurisation du Processus Achat et des Leviers mis en œuvre ?
Les formations autour de l’AXE 2 vous permettent de poser des jalons dans le développement de la professionnalisation de la fonction Achat et de son processus en structurant et coordonnant votre Organisation Achat.
Définir et mettre en œuvre la politique d’achat de l’organisme public fondée sur un plan de progrès et de performance
- Analyser les données liées à l’activité des achats de l’organisme public et au contexte environnemental et organisationnel de son processus achat et d’identifier les actions de progrès à mettre en œuvre sur 4 axes de performance.
- Proposer et de mettre en œuvre les éléments de la politique d’achat définis à partir des objectifs de politique publique de l’organisme et des actions de progrès identifiées pour améliorer la performance de sa fonction achat
3 jours
Construire et mettre en œuvre le plan stratégique des achats de l’organisme
- Définir, formaliser et mettre en œuvre les stratégies d’achats à partir des données internes liées aux besoins et des données externes liées au marché fournisseur, en intégrant les éléments de politique d’achat et en sélectionnant les leviers de performance appropriés
2 jours
Organiser la fonction achat de l’organisme public et développer sa performance globale
- Définir et mettre en place les principes organisationnels de la fonction achat de l’organisme public et les modalités de management, de pilotage et de contrôle en vue d’améliorer la performance globale du processus achat et d’assurer la maîtrise des risques liés au traitement des achats
2 jours
Comment initier et impulser une démarche d’achat collective et gagnante avec le Jeu de la Commande Publique
- Comprendre le rôle des différents acteurs et métiers dans l’ensemble du processus achat réalisé en 11 étapes clés et identifier la valeur ajoutée apportée à chaque étape
- Evaluer le potentiel de création de valeur associé et identifier les leviers à mettre en œuvre pour être collectivement performant sur le plan économique
2 jours
Assurer la maîtrise des risques liés au processus achat de l’organisme en 5 étapes clés
- Identifier les lacunes et les dysfonctionnements constatés dans chaque étape-clé du processus achat selon les enjeux de régularité et d’efficacité.
- Caractériser la nature des risques associés, évaluer leur criticité
- Proposer un plan d’action de maîtrise des risques
2 jours
Construire le tableau de bord des achats et piloter la performance de la commande publique
- Élaborer et mettre en œuvre le tableau de bord de pilotage de la performance comportant des indicateurs pertinents permettant d’évaluer la performance globale de la fonction achat de l’organisme et de définir des axes d’amélioration
2 jours
Organiser et mettre en œuvre le contrôle juridique des achats de l’organisme public
- Définir et mettre en œuvre les modalités d’organisation du contrôle juridique des achats de l’organisme public dans chaque étape du processus achat ;
- Définir les différentes étapes du processus de passation et de gestion des marchés publics et les règles qui y sont associées ;
- D’assurer la maîtrise les aspects précontentieux et contentieux dans les marchés publics
2 jours
Mettre en œuvre un pilotage et un contrôle efficace du processus achat de l’organisme public dans une logique de RETEX et d’amélioration continu
- Définir et gérer les jalons de pilotage (JP) et les jalons de contrôle (JC) des dossiers traités dans le cadre du processus achat de l’organisme en vue de garantir le respect des délais et de la qualité des opérations réalisées
- Procéder au retour d’expérience (RETEX) et conduire une démarche d’amélioration continue du processus achat
2 jours
Utiliser la DATA comme levier de performance des achats publics
- Se familiariser avec l’environnement de la data, la data analyse et le potentiel d’exploitation que représentent les données en vue d’accompagner l’organisme public dans les changements liés à l’exploitation des données en procédant à leur identification, leur utilisation et leur valorisation dans une logique de création de valeur.
2 jours
AXE 3: La valeur ajoutée et la création de valeur des 11 étapes clés
du processus achat de l'organisme public
L’Achat Performant est un Achat qui permet à l’organisme public de Créer de la Valeur, de « générer du gain et du progrès » tout au long du Processus Achat. Les facteurs de gain et de progrès sont de multiples natures : pour l’essentiel, ils sont d’ordre économique, financier, qualitatif, temporel, sécuritaire.
Chaque gain ou progrès réalisé par la Fonction Achat représente autant de capacité d’action ou d’investissement supplémentaire pour l’organisme public dans la réalisation de ses missions. Il contribue également à la valorisation de l’action et de l’image de l’organisme public.
Chaque étape-clé du Processus Achat porte un potentiel de Création de Valeur et un bon nombre de leviers de performance tels le Sourcing, la Définition du Juste Besoin, l’Analyse Fonctionnelle, l’Innovation, l’Approche en Coût Global, la Négociation, le Pilotage de l’Exécution du Contrat ou la Maîtrise des relations avec les Fournisseurs, sont issus de la mise en œuvre même du Processus Achat. Comment maîtriser et renforcer la valeur ajoutée du Processus Achat ? Comment Créer de la Valeur à chacune des étapes-clés du Processus Achat ?
Les formations liées à l’AXE 3 permettent à l’ensemble des acteurs de la Fonction Achat d’appréhender les différentes méthodes pour générer du gain et du progrès à chacune des 11 étapes du Processus Achat et de se positionner comme de véritables acteurs de la Performance Globale de l’Achat.
Le Jeu de la Commande Publique étant basé sur le Processus Achat et le principe de Création de Valeur, il est notre outil de formation de référence pour initier à la culture de l’Achat.
Définir le rôle et la contribution des acteurs du processus achat et les règles essentielles de la Commande Publique à respecter
Comment initier et impulser une démarche d’achat collective et gagnante avec le Jeu de la Commande Publique
- Comprendre le rôle des différents acteurs et métiers dans l’ensemble du processus achat réalisé en 11 étapes clés et identifier la valeur ajoutée apportée à chaque étape
- Evaluer le potentiel de création de valeur associé et identifier les leviers à mettre en œuvre pour être collectivement performant sur le plan économique
2 jours
Comment un prescripteur peut-il participer efficacement au processus achat de l’organisme public avec le Jeu de la Commande Publique
- S’initier à la veille technique et au sourcing des fournisseurs, à l’analyse fonctionnelle du besoin, à la retranscription du besoin dans le Dossier de Consultation des Entreprises (DCE), à l’analyse des offres sur le plan technique, à l’évaluation de la performance du titulaire dans l’exécution du marché et au bilan et au retour d’expérience
2 jours
Maîtriser les fondamentaux de la commande publique : principes, préparation, passation et exécution des marchés
- Élaborer, mettre en œuvre et gérer de façon sécurisée l’ensemble des procédures prévues par la nouvelle réglementation des marchés publics, leur lancement jusqu’à la conclusion du marché et au suivi de sa bonne exécution, en intégrant les facteurs économiques, environnementaux et sociaux liés au développement durable et en facilitant l’accès des PME à la commande publique.
4 jours
Maîtriser le contenu et les enjeux du portefeuille des besoins d'achats de l'organisme public
Savoir analyser les besoins et le marché fournisseur de référence et proposer une synthèse
- Analyser et mettre en adéquation les données liées aux besoins de l’organisme et les données liées au marché fournisseur de référence en vue d’identifier les leviers d’achat à mettre en œuvre dans le cadre de la stratégie d’achat et d’optimiser la performance économique des achats de l’organisme
2 jours
Réaliser de façon méthodique une action de sourcing des fournisseurs et de benchmarking
- Conduire les opérations liées à la recherche de nouveaux fournisseurs et des bonnes pratiques d’achat en mettant en œuvre une méthodologie appropriée respectant les principes fondamentaux de la Commande Publique dans un contexte de partage d’informations et d’expériences
2 jours
Concevoir et mettre en œuvre la mutualisation et le regroupement des achats dans une logique de performance économique
- Organiser et conduire une démarche visant à mutualiser les besoins d’achats entre plusieurs entités ou organismes publics dans une logique de conduite de projet et de maîtrise de la performance globale en conduisant des actions de rationalisation et de standardisation des besoins
2 jours
Intégrer le développement durable dans les marchés publics selon trois axes de progrès: l’environnemental, l’économique et le social
- Organiser et conduire une étude du cycle de vie du produit ou de la prestation en identifiant les potentiels de progrès liés au développement durable.
- Définir les modalités d’intégration des objectifs de performance environnementale, économique et sociale dans la procédure d’achat et les cahiers des charges liés au besoin.
2 jours
Procéder à une analyse fonctionnelle des besoins d'achats de l'organisme public en intégrant le coût global de possession
Procéder à l’analyse fonctionnelle d’un besoin et à l’élaboration de son cahier des charges
- Analyser et caractériser les besoins sur la base des fonctions à satisfaire dans une logique de qualité utile et d’optimisation du coût global
- Formaliser l’expression des dits besoins dans le CCTP, en faisant référence au CCAG applicable et aux documents types et/ou guides disponibles
2 jours
Analyser et optimiser les prix, les coûts et les délais dans les marchés publics en prenant en compte le cycle de vie des produit
- Maîtriser les composantes constitutives des prix, des coûts et des délais sur l’ensemble du cycle de vie du produit ou de la prestation en vue de contribuer à l’optimisation économique et environnementale des offres et du coût global des achats
2 jours
Assurer la maîtrise des risques liés à la nature et la typologie des besoins et du marché fournisseur
- Établir une cartographie des risques liées à la nature des et la typologie des besoins et des marchés fournisseurs associés, évaluer leur criticité et proposer un plan d’action de maîtrise des risques
2 jours
Définir et formaliser la stratégie d'achat et les leviers associés à mettre en œuvre pour optimiser la performance économique des achats
Construire et mettre en œuvre le plan stratégique des achats de l’organisme
- Définir, formaliser et mettre en œuvre les stratégies d’achats à partir des données internes liées aux besoins et des données externes liées au marché fournisseur, en intégrant les éléments de politique d’achat et en sélectionnant les leviers de performance appropriés
2 jours
Organiser la mise en concurrence la plus ouverte possible dans le respect des dispositions définies par le Code de la Commande Publique
Rédiger le dossier de consultation et organiser la mise en concurrence des entreprises
- Rédiger et constituer le dossier de consultation des entreprises (DCE) et procéder de façon sécurisée aux opérations de publicité et mise en concurrence en respectant les règles liées à la dématérialisation des marchés publics
2 jours
Sélectionner les candidats aptes à satisfaire les besoins et choisir l'offre la plus avantageuse sur le plan économique, financier et environnemental
Analyser les candidatures et les offres et rédiger le rapport de présentation
Procéder de façon sécurisée à :
- Une sélection efficace des candidatures et à un choix pertinent des offres en maîtrisant les composantes constitutives des prix et des coûts en vue de contribuer à l’optimisation économique des offres et du coût global des achats
- La rédaction du rapport de présentation du marché explicitant le choix de la procédure et des offres
2 jours
Mettre en œuvre les techniques de négociation pour optimiser les offres dans l’achat public
- Préparer et conduire de façon méthodique une négociation d’achat public en utilisant de façon constructive, efficace et éthique les outils et les moyens disponibles permettant d’améliorer et d’optimiser les offres
2 jours
Préparer et conduire une négociation d’achat public complexe en maîtrisant les aspects comportementaux
- Préparer et conduire les négociations de projets d’achats complexes, en maîtrisant les méthodes d’analyse comportementale pour optimiser ses performances personnelles en vue de mieux convaincre et de faire face aux situations difficiles
2 jours