PROCÉDER À L’ANALYSE FONCTIONNELLE D’UN BESOIN ET À L’ÉLABORATION DE SON CAHIER DES CHARGES

« L’analyse fonctionnelle constitue un levier majeur de stratégie d’achat qui permet d’optimiser les gains dans des proportions qui peuvent atteindre 20 à 30 % du budget initial » . Être acteur de la commande publique exige d’en connaître les règles essentielles et de maîtriser les méthodes et les outils à mettre en œuvre pour réaliser les opérations liées au processus de l’achat public. L’analyse fonctionnelle constitue un levier majeur de stratégie d’achat qui permet d’optimiser les gains dans des proportions qui peuvent atteindre 20 à 30 % du budget initial.Outre l’exploitation de ce potentiel de gains, l’analyse fonctionnelle permet de procéder à l’étude exhaustive du besoin en prenant en compte les différentes situations à toutes les étapes de son cycle de vie et en intégrant les contraintes et la maîtrise des risques. Le cahier des charges fonctionnel, qui est l’aboutissement de cette démarche conduite dans un contexte collaboratif et pluridisciplinaire, favorise l’élargissement de la mise en concurrence et constitue un outil majeur pour développer l’innovation et la rationalisation dans l’achat.

AL08PIE

  • Objectifs de la formation
  • Compétences acquises
  • Public visé
  • Pré-requis

Objectifs de la formation

  • Être en capacité de conduire une démarche collaborative et pluridisciplinaire visant à analyser les besoins d’achats de l’organisme sous l’angle des fonctions essentielles à satisfaire et à construire des cahiers des charges favorisant l’innovation et la mise en concurrence effective.
  • Savoir mettre en œuvre les principes fondamentaux et les outils appropriés de la méthode de l’analyse fonctionnelle du besoin sur son cycle de vie complet et de la formalisation du cahier des charges fonctionnel qui en résulte

Compétences acquises

  • Procéder de façon méthodique et sécurisée à l’expression fonctionnelle des besoins et la rédaction des cahiers des charges fonctionnels en vue d’optimiser la satisfaction des besoins de l’organisme en fonction de critères de performance prédéfinis.
  • Mettre en œuvre une méthode d’analyse orientée vers la recherche de solutions permettant de satisfaire les fonctions essentielles des besoins et l’optimisation des coûts d’achat

Public visé

Les cadres et responsables de services achats et marchés, directeurs et cadres des services juridiques et techniques et tous acheteurs experts intervenant dans le processus achat de l’organisme public et souhaitant conduire une démarche d’analyse fonctionnelle de besoin et élaborer le cahier des charges qui en résulte. Cette formation est accessible aux personnes handicapées ou présentant un trouble de santé invalidant sous réserve de possibilité de la mise en œuvre d’aménagements spécifiques.  

Pré-requis

Participer à son niveau au processus achat d’un organisme public. Connaître la règlementation générale applicable à l’achat public et avoir des notions de base sur les techniques et les pratiques d’achat.

Pion

Jour 1 : Procéder à l’analyse fonctionnelle d’un besoin

Définir les principes et les atouts de l'analyse fonctionnelle (AF) pour le traitement d’un besoin
Comparer l’expression d’un besoin sous forme descriptive avec l’expression du même besoin sous forme fonctionnelle et analyser les atouts et inconvénients des méthodes

Maîtriser la méthode de l'Analyse Fonctionnelle d’un produit ou d’un service en cinq étapes :
Recenser et formuler les fonctions à satisfaire d'un objet ou d’une prestation et les contraintes associées dans des situations de vie définies

Construire une arborescence fonctionnelle sur la base d'un cas type

Pion

Jour 2 : Procéder à l’analyse fonctionnelle d’un besoin

Élaborer une grille d’analyse comparée du coefficient d’utilité des fonctions d’un produit avec les coûts induits pour les satisfaire

Construire une grille d’évaluation et des niveaux de flexibilité associés permettant d’évaluer la satisfaction d’une fonction

Rédiger le cahier des charges fonctionnel (CdFC) selon un plan type structuré et cohérent
Étudier un cas-type de cahier des charges rédigé de façon descriptive et identifier les actions à mettre en œuvre pour le transformer en un cahier des charges fonctionnel

Utiliser l’analyse fonctionnelle et le cahier des charges fonctionnel comme leviers de stratégie d’achats

Potentiel de création de valeur lié à cette formation :
Mettre l'analyse fonctionnelle au cœur du travail collaboratif et au service du dialogue interactif et pluridisciplinaire entre tous les acteurs du projet d’achat.
Exploiter le potentiel de gain de l’analyse fonctionnelle pour optimiser les dépenses publiques
Dans une logique d’anticipation, mieux maîtriser l’incidence des informations et des obligations contenues dans les cahiers des charges sur les données économiques des offres attendues.

Carnet

Méthodes pédagogiques

  • Présentations,
  • Jeux
  • Cas pratiques
  • Cette alternance permet aux participants se s’approprier progressivement et de façon ludique les procédures, les documents et les méthodes tout en facilitant l’assimilation des connaissances

Intervenants

• Expert de la communauté du Jeu

Calendrier

Forfait Intra / Durée

  • 2 jours
  • Inter-intra Présentiel – Distanciel
  • Inter : 1120,00 HT par participant

  • Intra – sur mesure : nous consulter

doc

Supports pédagogiques remis

  • Pendant la formation : supports visuels de la formation, cas pratiques et mise en situation, bibliographie
  • En fin de formation : Fiche outils métier et cas d’usage
courbe

Dispositif d’évaluation

  • Evaluation préalable à la formation : recueil des attentes des participants, tests de positionnement etc.
  • Evaluation des compétences acquises en cours de formation : tests, études de cas, etc.
  • Evaluation à l’issue de la formation « évaluation à chaud » des compétences acquises et axes d’amélioration.
  • Evaluation à froid : suivi de la mise en œuvre dans la pratique professionnelle.
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