ASSURER LA MAÎTRISE DES RISQUES LIÉS AU PROCESSUS ET À LA TYPOLOGIE DES ACHATS DE L’ORGANISME PUBLIC

« Un levier majeur de stratégie d’achat qui permet de contribuer à l’optimisation des gains et sécuriser la chaîne d’acquisition et d’approvisionnement »

Être acteur de la commande publique exige d’en connaître les règles essentielles et de maîtriser les méthodes et les outils à mettre en œuvre pour réaliser de façon sécurisée les opérations liées au traitement des besoins dans le processus Achat de l’organisme public. Conçue dans une logique d’anticipation, la maîtrise des risques constitue un levier majeur de stratégie d’achat qui permet de contribuer à l’optimisation des gains et sécuriser la chaîne d’acquisition et d’approvisionnement. Selon la typologie et la complexité des besoins d’achats, la maîtrise des risques doit porter à la fois sur la sécurisation du processus Achat et sur les modalités de contractualisation avec le marché fournisseur. Elle est l’aboutissement d’une démarche d’identification et de prévention des risques conduite en amont dans un contexte collaboratif et pluridisciplinaire.

AL13MIE

  • Objectifs de la formation
  • Compétences acquises
  • Public visé
  • Pré-requis

Objectifs de la formation

  • Identifier les lacunes et les dysfonctionnements constatés dans chaque étape-clé du processus achat selon les enjeux de régularité et d’efficacité, caractériser la nature des risques associés et leur criticité, et proposer un plan d’action de maîtrise des risques et de création de valeur piloté dans le cadre du tableau de bord de la fonction Achat de l’organisme public.
  • Réaliser la cartographie et la criticité des risques potentiels identifiés dans les différentes étapes du cycle de vie des besoins d’achats, en intégrant les risques liés au marché fournisseur de référence et les impacts sur les missions et les activités de l’organisme, et proposer un plan d’action définissant les leviers à mettre en œuvre en vue de les réduire, de les maîtriser ou de les contrôler

Compétences acquises

  • Procéder de façon méthodique et sécurisée à l’analyse et la caractérisation des risques liés aux différentes étapes-clés du processus Achat et définir un plan d’action de maîtrise des risques permettant d’assurer la sécurisation du processus Achat et de développer la création de valeur liée aux enjeux de régularité et d’efficacité.
  • Procéder de façon méthodique et approfondie à l’analyse et la caractérisation des risques liés aux typologies d’achat et au marché fournisseur de référence en prenant en compte le cycle de vie complet des produits ou des prestations et construire un plan d’action de maîtrise des risques pertinent en vue de l’intégrer dans la stratégie d’achat et le pilotage du contrat d’achat

Public visé

Les cadres et responsables de services achats et marchés, directeurs et cadres des services juridiques et techniques et tous acheteurs experts intervenant dans le processus achat de l’organisme public et souhaitant conduire une démarche de maîtrise des risques liés au processus achat et aux typologies d’achats traités. Cette formation est accessible aux personnes handicapées ou présentant un trouble de santé invalidant sous réserve de possibilité de la mise en œuvre d’aménagements spécifiques.  

Pré-requis

Participer à son niveau au processus achat d’un organisme public

Pion

Jour 1 : Assurer la maîtrise des risques liés au processus

Définir les notions et les concepts à prendre en compte dans la maîtrise des risques
• Définir la notion de risque 
• Concevoir les 3 axes de réflexion associé à l’analyse du risque
• Concevoir la nécessaire évaluation des risques en prenant en compte trois facteurs

Définir une méthode d’analyse et de maîtrise des risques
• Circonscrire les risques et les analyser sur le processus ou le cycle de vie complet du système étudié
• Définir 7 natures de risques et les différents types d’impacts associés
Etude de cas : construire un tableau récapitulatif de l’impact des risques liés à chacune des 7 natures de risque et formaliser les enjeux de maîtrise de risques à satisfaire Étude de cas : en groupe, analyse du prix d'un équipement et de ses composantes


• Élaborer une grille d’évaluation des risques visant à définir le niveau de criticité des risques identifiés
• Identifier les risques dans chaque étape ou situation de vie du système étudié
• Répartir les risques identifiés selon les 7 natures de risques prédéfinies
• Définir les impacts des risques et les enjeux liés à la maîtrise de ces risques en distinguant les enjeux de régularité et les enjeux d’efficacité
• Evaluer les coûts liés à l’incidence des risques
• Définir le niveau de criticité de chacun des risques identifiés à l’aide de la grille d’évaluation des risques
• Élaborer le plan d’actions de maîtrise des risques pour l’ensemble du système étudié
• Intégrer dans le tableau de bord des achats le suivi des éléments-clés du plan de maîtrise des risques
• Assurer le contrôle de la mise en œuvre du plan d’actions de maîtrise des risques
• Mesurer les résultats obtenus et conduire les actions correctives

Pion

Jour 2 : Assurer la maîtrise des risques liés au processus

Identifier et analyser les risques liés au processus Achat de l’organisme public
• Concevoir l’application de la méthode d’analyse et de maîtrise des risques au processus Achat
• Définir les différentes étapes du processus Achat et caractériser les tâches qui y sont associées
Etude de cas : définir les étapes-clés et les principales tâches associées correspondant au cycle complet du processus Achat

Etude de cas : élaborer la grille d’analyse de risques en fonction de leur fréquence et de leur gravité et définir les priorités de traitement

Assurer la maîtrise des risques liés au processus Achat de l’organisme public
Etude de cas :  réaliser un tableau de synthèse d’analyse et de de risques sur un dysfonctionnement du processus Achat en prenant en compte l’enjeu de régularité et l’enjeu d’efficacité

Pion

Jour 3 : Assurer la maîtrise des risques liés au processus

Identifier et analyser les risques liés aux typologies d’achats de l’organisme public
• Concevoir l’application de la méthode d’analyse et de maîtrise des risques aux typologies d’achats
Etude de cas : définir toutes les étapes du cycle de vie et les situations de vie d'un objet ou d’une prestation et identifier les risques associés selon leur nature

Assurer la maîtrise des risques liés aux typologies d’achats de l’organisme public
Etude de cas :  élaborer une fiche de sécurisation d’un contrat d’achat intégrant le plan d’action de maîtrise des risques lié à la typologie d’achats

Faire de la maîtrise des risques un enjeu de performance pour un projet d’achat
• Circonscrire le produit ou la prestation liés au projet d’achat à étudier dans son cycle de vie complet
• Réaliser la cartographie et la criticité des différentes natures de risques identifiés dans les différentes situations de vie du projet d’achat, intégrant les impacts sur les missions et les activités et sur les objectifs politiques et stratégiques fixés par l’organisme
• Élaborer le plan d’action de maîtrise des risques définissant les leviers à mettre en œuvre en vue de les réduire, de les maîtriser ou de les contrôler
• Calculer le ratio du coût lié à l’action de maîtrise de risque avec le coût induit par les conséquences du risque
• Concevoir et mettre en œuvre un outil de pilotage lié à la maîtrise des risques et l’intégrer dans le tableau de bord de la conduite du projet d’achat
• Mesurer et évaluer l’incidence des actions de maîtrise des risques liées au projet d’achat sur la base du niveau de performance obtenu au regard des critères prédéfinis

Potentiel de création de valeur de la formation :
• Mettre la maîtrise des risques liée aux achats au cœur d’un travail collaboratif et au service du dialogue interactif et pluridisciplinaire entre tous les acteurs du projet d’achat.
• Sécuriser le processus achat de l’organisme public sur le plan juridique et le valoriser sur le plan de l’efficacité et de l’efficience.
• Dans une logique d’anticipation, mieux coordonner la maîtrise des risques potentiels liés à la typologie des achats et aux marchés fournisseurs de référence.

Carnet

Méthodes pédagogiques

  • Alternance de présentations, de jeux et de cas pratiques permettant aux participants se s’approprier progressivement et de façon ludique les procédures, les documents et les méthodes tout en facilitant l’assimilation des connaissances.

Intervenants

• Expert de la communauté du Jeu

Calendrier

Forfait Intra / Durée

  • 2 jours
  • Inter-Intra Présentiel – Distanciel
  • Inter : 1300,00 HT par participant

  • Intra – sur mesure : nous consulter

doc

Supports pédagogiques remis

  • Pendant la formation : supports visuels de la formation, cas pratiques et mise en situation, bibliographie
  • En fin de formation : Fiche outils métier et cas d’usage
courbe

Dispositif d’évaluation

  • Evaluation préalable à la formation : recueil des attentes des participants, tests de positionnement etc.
  • Evaluation des compétences acquises en cours de formation : tests, études de cas, etc.
  • Evaluation à l’issue de la formation « évaluation à chaud » des compétences acquises et axes d’amélioration.
  • Evaluation à froid : suivi de la mise en œuvre dans la pratique professionnelle.
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