CONCEVOIR ET METTRE EN OEUVRE LA MUTUALISATION ET LE REGROUPEMENT DES ACHATS PUBLICS DANS UNE LOGIQUE DE PERFORMANCE ECONOMIQUE
« Un levier majeur de stratégie d’achat qui permet d’optimiser les économies, l’emploi et la professionnalisation »
Être acteur de la commande publique exige d’en connaître les règles essentielles et de maîtriser les méthodes et les outils à mettre en œuvre pour réaliser les opérations liées au processus de l’achat public. La mutualisation des achats constitue un levier majeur de stratégie d’achat qui permet d’optimiser les gains dans des proportions qui peuvent atteindre 10 % du budget initial, du fait de l’accroissement de la puissance d’achats sur les marchés fournisseurs. Outre l’exploitation de ce potentiel de gains financiers, la mutualisation des achats permet d’optimiser l’emploi et la professionnalisation des ressources allouées à la fonction Achat des entités coopérantes. La conduite d’un projet de mutualisation des achats entre plusieurs entités est une opération délicate. Elle nécessite d’être conduite avec méthode et de mettre en œuvre des outils appropriés.
AL07MIE
- Objectifs de la formation
- Compétences acquises
- Public visé
- Pré-requis
Objectifs de la formation
- Organiser et conduire une démarche collaborative visant à mutualiser les besoins d’achats entre plusieurs entités ou organismes publics dans une logique de conduite de projet et de maîtrise de la performance globale en conduisant des actions de rationalisation, d’harmonisation et de standardisation des besoins et en définissant une organisation Achat cible et des moyens associés adaptés aux missions et à l’environnement des entités coopérantes.
Compétences acquises
- Connaître les règles et les enjeux de la mutualisation des achats publics en vue de proposer la meilleure forme de coopération.
- Choisir et mettre en place un dispositif adapté à la conduite d’un projet de mutualisation des besoins.
- Procéder de façon méthodique au recensement des données liées aux besoins d’achats et aux moyens de chacune des entités coopérantes et à l’élaboration du diagnostic de faisabilité du projet de mutualisation.
- Formaliser le projet de mutualisation sur le plan organisationnel et fonctionnel en proposant des leviers et des actions de progrès en vue de développer la performance des achats mutualisés.
- Mettre en œuvre le projet de mutualisation de façon maîtrisée et sécurisée et mesurer les résultats obtenus.
Public visé
Les cadres et responsables de services achats et marchés, directeurs et cadres des services juridiques et techniques et tous acheteurs experts intervenant dans le processus Achat de l’organisme public et souhaitant conduire une démarche de mutualisation des besoins d’achats entre plusieurs entités. Cette formation est accessible aux personnes handicapées ou présentant un trouble de santé invalidant sous réserve de possibilité de la mise en œuvre d’aménagements spécifiques.
Pré-requis
- Participer à son niveau au processus achat d’un organisme public.
- Connaître la réglementation générale applicable à l’achat public et avoir des notions de base sur les techniques et les pratiques d’achat.
Jour 1 : Concevoir et mettre en oeuvre la mutualisation |
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Définir les enjeux et les atouts de la mutualisation des achats publics
Etude de cas : identifier les inconvénients et les obstacles liés à la mutualisation des achats et réfléchir aux actions à conduire pour les surmonter
Définir les principes et les règles juridiques de la mutualisation des achats publics
Etude de cas : examiner les clauses d’une convention constitutive d’un groupement de commandes
Mettre en place le dispositif de conduite du projet de mutualisation des achats publics
Etude de cas : construire le plan d’action lié à la conduite d’un projet de mutualisation des besoins d’achat au profit d’entité coopérantes
Jour 2 : Concevoir et mettre en oeuvre la mutualisation |
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Recenser les données de gestion des besoins d’achats des entités coopérantes à la mutualisation
Etude de cas en groupe : élaborer une classification simplifiée des besoins d’achats d’un organisme public
Structurer et caractériser les besoins d’achats des entités coopérantes à la mutualisation
Etude de cas : identifier et représenter toutes les situations de vie d'un objet ou d’une prestation
Etude de cas : rédiger une fiche synthétique de recueil des données liées à une typologie de besoins et au marché fournisseur de référence
Jour 3 : Concevoir et mettre en oeuvre la mutualisation |
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Élaborer le diagnostic stratégique des besoins d’achats des entités coopérantes à la mutualisation
Etude de cas : calculer les coûts de production et de fonctionnement d’une fonction Achat
Etude de cas : élaborer une analyse ABC des besoins d’achats de l’organisme mettant en valeur les potentiels d’économies et analyser un portefeuille des achats en élaborant des matrices de décision liées aux risques et aux contraintes.
Identifier et formaliser les leviers à mettre en œuvre dans le cadre de la mutualisation des achats
Etude de cas : comparer l’expression d’un besoin sous forme descriptive avec l’expression du même besoin sous forme fonctionnelle et analyser les atouts et inconvénients des méthodes.
Identifier et formaliser les actions de progrès à mettre en œuvre dans le cadre de la mutualisation des achats
Etude de cas : rédiger une fiche synthétique de proposition de leviers et d’actions de progrès applicables à une typologie d’achat mutualisable et formaliser les gains et progrès associés.
Jour 4 : Concevoir et mettre en oeuvre la mutualisation |
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Définir et formaliser le cadre de la mutualisation des achats des entités coopérantes
Etude de cas : conduire une réflexion sur les opérations à centraliser et à décentraliser et sur la manière de coordonner l’ensemble
Etude de cas : élaborer un plan d’action de mise en place d’une mutualisation des besoins d’achats entre plusieurs entités coopérantes et proposer le calendrier associé
Mettre en œuvre et piloter le projet de mutualisation des achats des entités coopérantes
Etude de cas : Construire le tableau de bord d’une nouvelle fonction Achat mutualisée avec les principaux indicateurs associés
Potentiel de création de valeur de la formation :
• Obtenir une vision partagée sur l’organisation, les ressources, les moyens et les outils à mettre en place pour obtenir une satisfaction optimale dans le traitement des besoins d’achat de chacune des entités coopérantes tout en respectant leur particularisme.
• Construire en commun une organisation cible de la nouvelle fonction Achat mutualisée qui soit cohérente avec les orientations stratégiques de développement des entités coopérantes sur le long terme et les objectifs de performance recherchés.
• Disposer d’un cadre d’action cohérent et adapté à l’environnement des entités coopérantes permettant de maîtriser et de piloter la performance du processus Achat mutualisé et de mobiliser les acteurs de la fonction Achat sur les objectifs à atteindre.
• Promouvoir la mise en place d’une fonction Achat apprenante et professionnalisante qui soit en capacité de contribuer à la maîtrise des publiques et à la modernisation de l’action publique.
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• Expert de la communauté du Jeu
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