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Mutualiser les achats : fatalité, question de bon sens ou formidable opportunité de créer de la valeur ?


Mutualiser c’est mettre en commun des moyens, équipements matériels ou personnels.
Soirée entre amis, Pierre apporte les boissons, Jérémie, le fromage, Céline le dessert etc.
Quoi de plus normal aujourd’hui et qui trouve à y redire ?
Alors les enjeux sont-ils vraiment différents dans le milieu professionnel ?

En entreprise les exemples d’alliances et partages ou mutualisation des savoir-faire sont fréquents parfois même entre concurrents. La création de plateformes logistiques communes entre des concurrents de toujours sur le terrain, Colgate, Henkel et Reckitt Benkisser, pour livrer les grandes enseignes de la distribution comme Carrefour en est un bel exemple parmi tant d’autres.

Qu’en est -il dans le secteur public ? Les baisses de dotations de l’état, les réorganisations territoriales etc., autant de changements de modèles économiques de financement qui obligent les organisations à revoir leur structure d’achat.
Quels sont les usages en la matière ?

  1. Le recours aux centrales d’achat UGAP, RESAH par exemples est établi pour nombre d’acteurs sur des achats courants par la souplesse qu’elles représentent.
  2. La mutualisation ponctuelle est, elle aussi une technique courante à travers le groupement de commandes même si cette procédure revêt un caractère un peu fermé et nécessite une définition précise des besoins. Quelles sont les responsabilités, les opportunités et les risques à être mandataire du groupement ? Qu’en est-il de la forme du groupement : dans quels cas préférer une forme conjointe, sinon solidaire, en lien avec parfois les exigences de l’acheteur public.
  3. Enfin la mutualisation « globale » des achats qu’elle soit locale, régionale ou nationale entre agences d’une même entité, est plus complexe. Elle est l’aboutissement d’une démarche volontariste au profit des priorités politiques de chaque organisme dans une stratégie politique d’achat à co-construire.

Dans ce 3ème scénario, l’efficience est potentiellement globale et à tous niveaux de l’organisation : en premier lieu si la volonté des responsables ou chefs de service est un prérequis, celle de la connaissance et la maîtrise du portefeuille d’achats de chaque organisme pour actionner les bons leviers de la politique achat, achat public socialement et écologiquement responsable, juste besoin, en est le point de départ.

En quoi la mutualisation est-elle bénéfique ?
Les bénéfices attendus de la mutualisation sont potentiellement nombreux. Si la réduction des coûts (d’acquisition, d’exploitation, d’administration, de projet, d’infrastructures, de licence, etc.) vient en premier à l’esprit, trop souvent pour réduire la mutualisation à cette dimension, il en est de nombreux autres :
• Une meilleure maîtrise des risques,
• Une mise en cohérence et la co-construction d’actions réalisées dans un même domaine (partage de méthodes, capitalisation de savoir-faire),
• Le développement du sentiment d’appartenance à une même communauté,
Ces actions aboutissent finalement ensemble au renforcement des établissements s’inscrivant dans les actions de mutualisation.

Comment créer de la valeur ?
Pour générer de la valeur, il faut mettre en œuvre les modes opératoires adéquats et développer les bonnes stratégies.
Une clé de la création de valeur est la capacité de l’organisation à positionner chacun des acteurs du processus achat comme acteur de la performance du processus, comme initiateur de gains.
Parmi les autres clés, la capacité à fédérer les initiatives de ses membres, l’aptitude à négocier de la structure qui porte la mutualisation, à optimiser l’expression de ses besoins, à être réactive et agile, sont autant d’éléments essentiels au succès du projet.
Il en va de même de l’investissement de chacun des membres, facteur clé de la réussite des actions mutualisées.
En fait quand nous y regardons de près chaque étape du processus achat est porteur d’un potentiel de création de valeur pour l’organisation.

Enfin quels sont les outils à ma disposition pour atteindre ces objectifs ?
Les outils collaboratifs, ludiques, les ateliers créatifs permettent à chacun de s’approprier ces changements et de construire une culture nouvelle au sein des équipes pour moderniser la commande publique. Et enfin il ne faut pas sous-estimer les besoins en accompagnement et en formation des équipes.

Et vous dans tout cela ou en êtes-vous ? Et surtout n’hésitez pas à partager vos retours d’expérience.

Jean-Marie Mathy

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